A. AMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La entidad Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo empresa colombiana, identificada con el NIT 901.100.455-5 domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la calle 140 N° 10 a – 48 oficina 601, en adelante LA RESPONSABLE del tratamiento de sus datos personales, compañía dedicada a realizar actividades de apoyo a la educación, investigaciones y desarrollo experimental en el campo de ciencias sociales y las humanidades y otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos. Mediante la presente política pretende regular el tratamiento de los datos personales de los titulares facilitados o por facilitarse de EMPLEADOS, PROVEEDORES, PROSPECTOS Y CLIENTES y demás datos registrados en la entidad, los cuales se encuentran en bases de datos y archivos propiedad de LA RESPONSABLE.
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo cumplirá en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales; ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles y medidas técnicas, legales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, perdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos bajo los cuales ostente la condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La finalidad de la información obtenida y administrada en nuestras bases de datos se basa en el desarrollo del objeto social de la entidad alineado con la reglamentación y la normatividad vigente y la información obtenida es considerada como confidencial.
B. DEFINICIONES:
Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.), como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.
C. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR:
El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante EL RESPONSABLE mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:
Correo electrónico: protecciondedatos@aldesarrollo.gov.co
Dirección Oficina: Calle 140 N° 10 A – 48 oficina 601
D. FORMAS DE EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA
A nombre propio: Usted como titular de datos personales que se encuentran en bases de datos y archivos de la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.
Ejercicio del derecho a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
E. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMO
Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados en el numeral C “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Procedimiento de reclamo:
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
F. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES APLICADOS, EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo se encuentra comprometido en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de los EMPLEADOS, PROVEEDORES, PROSPECTOS Y CLIENTES y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 los cuales son:
LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, por lo cual la empresa, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
FINALIDAD. La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
LIBERTAD. La empresa sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
VERACIDAD O CALIDAD. Los datos personales que trate la empresa deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
TRANSPARENCIA. La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
SEGURIDAD. La información sujeta a tratamiento por parte La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CONFIDENCIALIDAD. La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
G. CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, informa que, mediante la autorización, libre, previa, expresa e informada, usted como titular de datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados Conforme a las finalidades que se relacionan en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cualquier titular podrá en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a través de los canales que constan en el numeral C “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” de la presente política, aportando copia de su documento de identificación (cedula y/o pasaporte) con el fin de acreditar su identidad.
H. DEBERES DE LA ALIANZA PÚBLICA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL ALDESARROLLO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ANTE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS:
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
I. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN LA LEY 1581 DE 2012
El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:
Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
Madurez.
Autonomía.
Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento.
Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, o cualquier encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.
Los titulares de datos personales, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, deberá obtener el consentimiento explícito para tratar dichos datos.
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo, identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:
Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos de proveedores de ésta.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo informa que, en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, estos serán informados a través de su publicación en el sitio Web https://aldesarrollo.gov.co. Lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos personales.
En caso de que esta política no se encuentre disponible en su página web, la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo garantizará que los titulares que deseen consultarla tengan acceso a ella mediante envío por correo electrónico o correo certificado. De igual forma en el momento en el que se realicen cambios a esta política la Alianza Pública para el Desarrollo Integral Aldesarrollo se encargará de informarlos.
VIGENCIA
La presente Política y Procedimientos están en vigencia desde febrero de 2024 indefinidamente hasta la expedición de otras o de un cambio sustancial de las mismas.